Cuando te invitan a dar una charla o disertación no tienes que responder “sí, de acuerdo”, despedirte de esa persona e ir corriendo a abrir el PowerPoint en tu ordenador para comenzar a preparar la charla. NO. Antes de poder dar ese paso, necesitas conocer cierta información que determinará cómo tienes que enfocar la presentación. Hoy hablaremos de los 7 parámetros que necesitas saber acerca de tu presentación ANTES de empezar siquiera a prepararla.
1. Conoce a tu público – Know Your Enemy
Índice de Contenidos
¿Quién es tu público? Ya hemos comentado en este post los diferentes tipos de audiencia que puedes encontrarte según el conocimiento que tengan sobre el tema que vas a tratar y las diversas estrategias que puedes adquirir con cada uno de ellos. Recuerda que una misma temática deberá estar enfocada de manera completamente distinta según el tipo de público porque cada uno de ellos tiene unas necesidades diferentes de conocimiento.
Ten en cuenta también la edad media de la audiencia. No es totalmente imprescindible, pero conocer la media de edad de tu audiencia te puede resultar muy útil en presentaciones divulgativas. ¿Por qué? Porque te va a ayudar a encontrar metáforas y ejemplos que sean cercanos a tu público. Podría resultar raro para chavales de 10 años que les pongas ejemplos hablando de cintas de casete porque puede que ni las conozcan o hablarle a una audiencia de 60 años de la serie de moda de Disney Channel.
2. Tamaño de la Audiencia – La Cantidad SÍ Cuenta
Realmente da igual si vas a realizar tu presentación delante de tres o tres mil personas. Tu objetivo sigue siendo comunicar tu mensaje de la mejor manera posible. Pero sí es cierto que conocer de antemano una aproximación del número de personas que están previstas para tu charla puede resultar importante para ti psicológicamente, para que no descubras el mismo día de la presentación que estarás delante de miles de personas.
3. La Sala de Presentación – Conoce tu Campo de Batalla
Igual que el anterior, este parámetro es puramente para ayudarte a ti psicológicamente a ir mentalmente preparado. Intenta averiguar si el recinto es grande, si es un aula o un auditorio, etc. Un consejo para que lo tengas en cuenta: por mucho que haya poca gente, si la presentación es en un lugar grande (auditorio por ejemplo), sentirás casi la misma presión que si te enfrentases a un gran público; mientras que mucha gente en una sala pequeña, puede que haga que te sientas menos presionado.
4. El Grado de Interacción – Interactuar con el Público
Interactuar con tu público es importante porque hace que tus oratorias sean más dinámicas, te atiendan más y entiendan mejor. Pero puede ocurrir que donde vayas a dar tu charla esté organizado de otra manera y sea habitual que no haya preguntas o que se espere hasta que hayas terminado de hablar para comenzar a intervenir. Por ello, intenta enterarte antes si se esperan preguntas, si se suele dejar que el público interrumpa con preguntas a medida que avanza la presentación o incluso pregunta si tienes carta blanca para hacer las dinámicas que tú quieras con el público o si por el contrario tienes que ceñirte a dar una presentación y ya está.
5. Tiempo de Exposición – Clave para Moldear tu Presentación
Este apartado es muy importante. No hay nada peor que un ponente que no es capaz de ceñirse al tiempo de presentación estipulado y habla y habla y habla mientras los organizadores del evento se tiran de los pelos porque les está retrasando las presentaciones de los demás ponentes. Como es tan crucial en breve tendrás un post para saber cómo organizar el tiempo de una presentación, pero de momento aquí van unos tips.
¿Qué hacer si tengo poco tiempo para presentar o exponer?
Si te dan poco tiempo tienes que ser extremadamente preciso y tener muy claro qué contar y cómo contarlo. Tendrás que hacer varios ensayos para comprobar que no te pasas de tiempo. Porque piensa que si tuvieses una hora, cinco minutos más o menos no es algo exagerado, pero la presentación tiene que ser de 15 minutos y cada ponente tarda 20, implica que en una hora en vez de cuatro presentaciones daría tiempo a sólo tres y ya estaría todo el evento retrasado. Así que recuerda contar sólo lo imprescindible y todo lo demás, si quieres agrégalo en diapositivas después de la presentación, por si acaso alguien te pregunta.
¿Cómo exponer si tengo un tiempo para presentar suficientemente largo?
Lo bueno de tener mucho tiempo para tu charla es que te permite interactuar más con el público, poner más ejemplos, etc. sin necesidad de preocuparte en exceso de mirar el reloj. No te preocupes si tardas algo menos del tiempo que te han marcado porque darás más opción a que te pregunten y poder explayarte con tranquilidad.
Lo malo de las presentaciones largas es que es muy habitual que a mitad de la charla más o menos la energía que tienes disminuya porque empiezas a estar cansado. Así que ten cuidado con esos momentos y trabájalos mucho para detectarlos y que en cuanto te empiece a pasar, tú mismo conscientemente subas la energía.
6. Definir el Tema de Una Charla – Acota con Precisión
Cuando te piden realizar una presentación, tienes que intentar entender lo máximo posible qué es lo que tu “contratante” espera que cuentes. Sobre todo si la única información que te ha dado es “ven y háblanos de tu trabajo”. Si te piden temas muy amplios, está claro que no puedes tocar todos los palos al detalle, así que tendrás que decidir si prefieres hacer un pequeño resumen de cada una de las líneas de tu trabajo para poder transmitir una idea global de lo que hacer o si por el contrario será más interesarte enfocarte sólo en una de las líneas, explicarla detenidamente y transmitir así una idea muy concreta.
7. Medios Técnicos – No Subestimes este Aspecto Jamás
Probablemente sea el parámetro al que menos importancia se le da, pero puede ser el que mande todo al garete. Primero de todo pregunta si se espera que lleves un soporte de imágenes (un PowerPoint por ejemplo) porque no en todas las presentaciones se utilizan. Después, necesitas saber si en el lugar en el que darás la charla tienen PC, un cañón , un mando para pasar diapositivas , puntero , micrófono, etc. o si por el contrario tienes que llevar tú algunos de esos artículos. Aquí especial cuidado si usas Mac, lleva siempre que puedas tu portátil contigo por tema de incompatibilidades con Windows.
Además, también tendrás que averiguar si necesitan que envíes tu presentación a los organizadores antes de tiempo o si puedes ir con ella en un USB. Desde aquí, te recomiendo que por si acaso, siempre lleves contigo una copia de tu presentación en un par de USBs.
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