Saber cómo hacer una videoconferecia se ha vuelto más crucial desde que el trabajo a distancia se ha instaurado en nuestras vidas. Pero ya no es sólo que utilicemos las teleconferencias para organizar reuniones online de nuestro día a día, sino que cada vez será más y más habitual hacer presentaciones en videollamadas.
Y si ya nos cuesta realizar exposiciones de manera presencial, imagina si añadimos típicos errores de videoconferencia a nuestras presentaciones online… puede ser simplemente un desastre. Por ello, si te toca trabajar desde casa y dar charlas, aquí te traigo diferentes sugerencias para videoconferencias que te resultarán útiles para que tu presentación sea un éxito.
1. El Fondo para la Videoconferencia
Índice de Contenidos
Elige la habitación correcta desde la que hacer tu presentación online. Todos los presentes van a entender que estés trabajando desde casa, pero aun así está bien que le dediques un mínimo de atención a tu estancia.
Intenta elegir un fondo sobrio que no llame demasiado la atención, como puede ser una pared lisa o con decoración poco recargada. Si lo únicos rincones de la casa que tienes disponibles están llenos de estanterías o armarios, asegúrate que están bien ordenados, nada de ropa desorganizada sobre la cama o la silla. La idea es que haya los menos elementos posibles que distraigan la atención de tu audiencia.
2. El Programa para Videollamadas
Existen miles de programas diferentes para tus reuniones online, aunque en general, suelen funcionar de forma parecida. Te recomiendo que investigues un poco y decidas cuál es tu favorito. Una vez que lo sepas, trastea con él para aprender a usarlo.
Un ponente que no está familiarizado con el equipo técnico que va a utilizar, es un ponente con grandes posibilidades de ponerse muy nervioso en cuanto no encuentra un botón concreto o algo no se ve o se oye como debería.
¿Y si soy el invitado y no tengo control sobre la elección del software que se va a utilizar? Entonces cuando apalabres la exposición o unos días antes de que ésta tenga lugar, pregunta cuál usan y así tendrás tiempo de echarle un vistazo.
Probablemente te des cuenta de que ese software para videoconferencias que han elegido funciona similar al que tú ya conocías y no tendrás mayor problema.
3. Busca la Mejor Calidad de Imagen y Audio
Que estos dos elementos funcionen correctamente es esencial en toda presentación online. A día de hoy con la calidad que ofrecen los portátiles puede ser suficiente, pero has de tener en cuenta lo siguiente:
✰ Imagen en Presentaciones en Línea
No es necesario que la calidad de imagen sea tan grande que los asistentes piensen que están en el cine.
Lo ideal sería una resolución Full HD o HD (1920×1080 o 1280×720 píxeles respectivamente), aunque llegado el caso, un poco más baja no pasaría nada, siempre y cuando se puedan distinguir los diferentes elementos presentes en pantalla y no se convierta todo en una imagen borrosa y pixelada.
Si quieres tener una referencia de cómo se perciben las diferentes calidades de imagen, te recomiendo que vayas a tu vídeo favorito de Youtube y en el icono del engranaje pruebes a cambiar la resolución.
Verás cómo al principio algo de falta de nitidez no te molesta, pero a partir de un puto, sólo puedes pensar en lo incómoda que es la imagen tan borrosa. Y no quieres que a tu audiencia le ocurra eso mismo mientras escuchan tu exposición.
✰ Audio en Reuniones Online
Aunque parezca mentira, una buena calidad del audio es más importante que la imagen. Toleramos mucho mejor una mala imagen que un mal sonido, por lo que debemos cuidar el micrófono con el que vamos a presentar.
Si el que viene incorporado en tu portátil no te proporciona el resultado adecuado y se escucha entrecortado, alejado o demasiado metálico, te recomiendo adquirir uno nuevo. Y ni siquiera tiene que ser muy caro ni profesional, hay diversos modelos de micrófonos de solapa bastante económicos que se adecúan a la calidad que necesitas.
4. Conexión de Internet
Que estés exponiendo y de repente cada dos por tres se caiga tu conexión de internet es una pesadilla. Básicamente porque te vas a poner más nervioso, te vas a descentrar y tu público desconectará cada vez más de tus palabras. Por ello es muy importante que te asegures una buena conexión.
Mi recomendación es que si puedes, te conectes por cable a la red, ya que suele dar menos fallos. Si esto no es posible, dedica un tiempo a encontrar la zona de tu casa con mejor recepción de WIFI, ya que debido a paredes y diferentes materiales, la señal no siempre es homogénea en todas las habitaciones.
5. Cómo Vestir para una Videoconferencia de Trabajo
Vale que estás en casa, no te digo que presentes con traje y corbata, pero no te quedes en pijama o con la camiseta más vieja y con agujeros que tengas. Intenta vestir como irías de manera habitual al trabajo o como mucho, un poco más cómodo (informal), pero nada más extremo.
Recuerda que aunque tengas que exponer desde casa por las circunstancias, no es tiempo de ocio, sino de trabajo. Además, una vestimenta adecuada te ayudará a entrar en el papel de ponente más fácilmente.
6. Dinámicas Online – Planea tu Material Didáctico
Tal y como avanzan las tecnologías y con esta nueva normalidad a la que nos enfrentamos, es necesario darle una vuelta a cómo hacer una presentación efectiva mediante videoconferencia.
Al igual que harías en una presentación tradicional, en una exposición online también tienes que planificar el material didáctico que quieres utilizar para apoyar tu charla. Es cierto que como el formato de imagen suele implicar que el orador ocupe toda la pantalla con poco margen para mostrar nada más, podemos llegar a pensar que no es posible apoyarnos en material adicional como lo haríamos normalmente.Pero esto no es así, ya que videoconferencia y Power Point no están reñidos, aunque también es verdad que es un buen momento para volvernos más creativos y realizar presentaciones online originales.
Muchos de los programas actuales permiten mostrar diapositivas en la pantalla a la par que apareces tú, ya sea en una esquina en pequeño o como si la pantalla estuviese partida. Si prefieres mostrar algo más dinámico e ir escribiendo o haciendo esquemas a la par que hablas, también puedes optar por encontrar el programa que te permita compartir tu pantalla del PC con tu audiencia para que vean lo que escribes.
7. Tus Anotaciones
Si pensabas tener tu charla completamente escrita y confiar en que será sencillo leerla sin que se note demasiado, déjame aconsejarte que ni lo intentes. Leer en exceso te llevará a apartar la vista constantemente del objetivo de la cámara (y por consiguiente de tu audiencia), a no prestar atención a tu actitud no verbal y a hablar en un tono plano o artificial.
Puedes tener, si lo consideras necesario, un guión cerca en el que tengas apuntado los puntos principales que quieres tratar, o alguna libreta en la que anotar preguntas o ideas a medida que avanza la charla.
8. Los Ensayos – La Mejor Manera de Evitar Errores en tu Videoconferencia
¿Pensabas que iba a haber posibilidades de saltarte este punto? Pues no, ni siquiera en una presentación online. Si ya has decidido con qué ordenador realizarás la exposición, enciende la cámara y grábate algún ensayo. Es importante que te acostumbre a hablarle al objetivo, ya que la sensación es diferente a mirar al público a la cara.
También te recomiendo que alguna práctica la hagas mediante videollamada con la mayor cantidad de elementos técnicos posibles que usarás el día de la presentación: espacio, programa, cámara, micrófono, elementos didácticos, etc.
Llama a quien sea, tu mejor amigo, tu familia, incluso tu compañero de piso que está en la habitación de al lado. Así podrás tener una evaluación de cómo se oye, ve o si da problemas el programa.
9. Cómo Iluminar una Videollamada
Una mala iluminación de la estancia en la que realizas la charla puede mermar la calidad de imagen, puesto que no todas las cámaras graban bien en condiciones de poca luz, lo que podría convertirte en una sombra oscura y borrosa para tu audiencia.
La mejor luz para videollamadas es aprovechar la luz natural que entra por la ventana, pero en ocasiones ésta resulta escasa y es necesario contar con iluminación adicional mediante lámparas de techo y/o focos o lámparas de mesa que te enfoquen directamente desde ambos lados.
10. Puntualidad
Es muy habitual que cuando te conectas a dar la presentación algo falle o tarde más de lo que esperabas. Por ello, no esperes al último segundo para encender tu ordenador y conectarte. No quieres ser de manera innecesaria el ponente que ha tardado 10-15 minutos en comenzar porque no le ha apetecido entrar con tiempo de solventar menudeces.
11. Evita las Distracciones en las Clases Online
¿Cuántos vídeos se han hecho virales estos meses porque a mitad de una videoconferencia aparecían de repente los higos, mascotas, parejas, etc. en pantalla? 
Avisa en casa la hora a la que harás la presentación, cierra la puerta y deja una nota de “charla en curso de tal a tal hora” por si acaso.
Deja el móvil en silencio e intenta mirarlo lo menos posible. De hecho, si puedes tenerlo lejos de ti, mejor, así evitarás distracciones. Y cierra todas las pestañas de tu ordenador que no sean esenciales para la exposición, de manera que tu hilo de pensamiento no se interrumpa al mirar la pantalla.