Es muy importante en una charla que el ponente maneje a la perfección, no sólo los datos que presenta, sino también información adicional que pudiese surgir en preguntas que realice el público.
Por eso, lo ideal es que las exposiciones que realices sean el resultado de tu trabajo o de una investigación que hayas hecho. Porque así, siempre tendrás más datos en la cabeza que los meramente expuestos por cuestión de tiempo o de cohesión con la historia que quieres contar.
Peeeero… no siempre podemos trabajar en un escenario ideal. A veces, la persona que iba a realizar la exposición no está y te mandan a ti hacerla.
Lo peor que puede pasar es que te plantes delante de tu audiencia con unas diapositivas que no son tuyas, un discurso que no es tuyo y un texto que no es tuyo.
Vamos a ver cómo conseguir reducir los daños de tener un tema que no has trabajado:
Consejos para Presentar Información Ajena
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Presentar información ajena puede ser todo un reto, especialmente si no dominas el tema o no estuviste implicado en el desarrollo del proyecto. A continuación te comparto algunos consejos clave para que puedas defender una presentación sin ser el autor y hablar con seguridad, incluso cuando se trata de exponer datos que no preparaste tú. Valoremos paso a paso dos escenario diferentes que se nos pueden dar y analizar las estrategias a seguir en cada uno de ellos.
Cómo Presentar un Contenido Ajeno Cuando SÍ Puedes Hablar con el Autor
En el primer escenario que planteamos, la noticia de que tienes que hacer la presentación te la dan con antelación y, además, la persona que originalmente iba a dar la charla todavía va a estar por ahí algunos días. Éste es el mejor escenario que te puedes encontrar, así que saquémosle todo el provecho posible.
Lo primero y más importante, es que le pidas a esa persona una reunión cuanto antes para que te pase el material que tiene y para comentar dudas. Si la persona te da largas alegando que “aún es pronto, quedan muchos días, ya te lo pasaré”, tú insiste en que necesitas que sea cuanto antes.
Aquí ya tienes dos opciones. Lo ideal es que tengas mínimo dos reuniones con esa persona. Si no es posible, tendrás que esforzarte más en esa reunión única.
¿Para qué son esas reuniones?
1. Empieza por Recopilar Todo el Material Disponible
Muchas veces te vas a encontrar con que todo el trabajo ya está hecho. La búsqueda de la información o la investigación, las diapositivas… Porque se trata de una charla que la persona encargada ya ha dado más veces y simplemente en ésta, no puede ir. Es muy importante que, no sólo te proporciones el material, sino que te explique qué hay en cada carpeta o documento. ¿Por qué? Porque lo más probable es que tenga archivos extra de los cuales conoce la información que por falta de tiempo o foco, no los ha incluido en la presentación final. Si no te explica qué es cada cosa y únicamente te pasa un fichero, te vas a volver loco delante de muchísimas carpetas sin saber qué es cada una, para qué están ahí o si realmente son relevantes.
2. Revisad Juntos la Presentación Paso a Paso
Si la persona ha hecho un buen trabajo y la presentación no está plagada de texto, implica que tendrá imágenes o esquemas que den pie a contar alguna anécdota. Así que para evitar que te encuentres delante de la pantalla con elementos sobre los que no sabes qué tienes que contar, es importante que la persona te guíe a través de las diapositivas explicándote qué ideas o anécdotas van relacionadas con cada elemento que aparece en pantalla. De manera similar, presta atención a cómo enlaza unas ideas con otras o te puede ocurrir que sepas qué anécdota te toca contar, pero no tengas claro cómo introducirla y relacionarla con el concepto anterior que estabas explicando.
3. Haz Preguntas Clave para Entender el Contexto
Sí, te toca ponerte en el papel de la audiencia. 
Y mejor que seas crítico, porque si a ti, que trabajas en el sector y te puede sonar de qué va la charla, te surgen dudas… imagínate todo lo que puede llegar a preguntar tu audiencia el día que te toque exponer. Y ahí vas a estar tú solo con un trabajo que no es tuyo… pero que no puede ser excusa para que no hagas una buena presentación. Pregunta, en serio, cualquier cosa que se te ocurra: datos, formato, información extra… Por ejemplo, te chirría algún resultado… no te calles y pongas buena cara porque sea un compañero. Con educación pregunta “¿Cómo habéis hecho esto? ¿Habéis probado esto otro?” Igual cuando te explique la metodología exacta lo entiendes mejor, o te dice que no han podido probar otra cosa por x, y, z razones. Toda esa información apuntala porque te la pueden preguntar a ti.
4. Entiende los Datos y las Anécdotas que dan Vida a tu Presentación
Tienes que tener bien claro de dónde viene cada cosa y en qué archivo puedes encontrar más información. No deberías exponer datos como por ejemplo “hicieron un estudio en la universidad de blablablá y descubrieron blablablá” si no has leído el estudio y conoces cómo lo hicieron. Se quedan en palabras vacías y pierdes todo tipo de credibilidad si cualquiera te pregunta al respecto porque le ha parecido interesante y tu única respuesta es “no sé” porque sólo te has aprendido el dato de memoria.
Es por el punto 3 y 4 (las preguntas y los datos) que te sugiero que, idealmente, te reúnas más de una vez con la persona que diseñó originalmente la charla. La idea es que después de recibir todo el material y que te explique brevemente cada cosa, tú puedas revisarlo tranquilamente, ver qué cosas no te cuadran, apuntar curiosidades extra que quieras saber etc.
Ahora bien, aunque tengas todos los recursos y hayas podido hablar extensamente con la persona, no te creas que va a ser fácil. Necesitas trabajar mucho para dar un discurso que suene natural y que nadie pueda poner en duda que estás familiarizado con la temática y los datos. Y por supuesto, pase lo que pase durante la exposición, “no lo sé, es que la presentación no es mía, yo no tendría que estar aquí” o cualquier excusa similar NUNCA es una respuesta válida.
Cómo Presentar Sin Ayuda: Qué Hacer Cuando NO Puedes Consultar a Nadie
Vamos con el segundo escenario, en el que la persona encargada no está y simplemente te han dado acceso a los archivos o únicamente al PowerPoint.
Te voy avisando, ármate de paciencia y si realmente quieres hacer una buena presentación vas a tener que trabajar muchísimo. Primero, revisa todo el material que tienes. Artículos, estudios, vídeos… lo que haya. No quiero que te los estudies todavía hasta saber si es necesario, simplemente hazte una idea de lo que hay.
Ahora abre el PowerPoint. Mira si hay anotaciones en las diapositivas (PowerPoint permite escribir texto a modo de anotaciones que se pueden ver por el ponente durante la exposición y que son invisibles para el público).
Muchos presentadores lo usan como guía, así que fíjate si te han dejado esa ayuda por un casual. ¿Qué sí? Ya tienes por dónde empezar y desatascarte. ¿Qué no? Pues otra dificultad más.
Supongamos que no tienes nada. Dale una primera pasada a las diapositivas para ver qué hay, en qué orden, si hay imágenes que no ejemplifican directamente los datos mencionados y que entonces estén ahí porque dan pie a otros datos o anécdotas…
El siguiente paso ya es ir diapositiva por diapositiva pensando qué vas a decir en cada una y complementando la información que aparece en pantalla con los datos extra que tengas en otros archivos.
Mi recomendación es que lo hagas de manera ordenada, es decir, que leas en cada momento el artículo o estudio de lo que estás presentando en la diapositiva. Así lo vas a recordar de manera relacionada y no como simple información que tienes y que no sabes ubicar correctamente.
Cuando ya tengas la idea de todo lo que vas a contar en la charla es momento de ir montando el discurso, pensar cómo vas a enlazar cada idea, medir el tiempo, ensayar bien… vamos, lo que viene siendo prepararte la exposición en condiciones.
Cómo Hablar de un Tema que No Eres Experto
Ahora bien, para que quede claro, independientemente de si has conseguido reunirte o no con la persona que diseñó la charla. El que va a salir al escenario eres tú, el que se va a poner delante de la audiencia eres tú, y el que va a tener que lidiar con todas las preguntas que tenga el público eres tú.
¿Por qué te digo esto? Porque me da igual que ya te hayan dejado todo hecho, incluido presentación y texto palabra por palabra. Si algo no te convence, cámbialo.
Algún elemento que creas que lo explicas mejor en otro orden, alguna imagen que no te gusta, texto escrito que añadirías o quitarías, alguna anécdota o ejemplo que se te ocurran distintos pero que casan mejor con tu forma de expresarte. Cambia todo lo que necesites.
Eso sí, acuérdate de guardar una copia del original, no vaya a ser que no haya más copias que esa.